Ryo Squad

Le site de l'agence et, derrière, l'outil où elle gère tout : talents, organisateurs, conventions, trains et hôtels, devis, factures et comptabilité.

Client
Agence qui gère les talents du doublage, du chant et du web pour les conventions anime et manga.
Livré
Site public, plateforme interne, pages partagées (devis, factures, feuilles de route) et compteur de dédicaces
En ligne
ryosquad.com (nouvel onglet)
Leur site
Page d'accueil de ryosquad.com sur mobile
Leur back-office, reconstitué
  • 28écrans métier
  • 47talents repris depuis Excel
  • 1clic du devis signé à la facture

Le besoin

Monday pour le suivi, Excel pour les talents, Gmail pour tout le reste. Chaque convention mobilise plusieurs talents, des trains, des hôtels, un planning sur place et un devis pour l'organisateur : autant d'informations ressaisies d'un outil à l'autre.

Ce que j'ai construit

  • Événements

    Un dossier par convention : talents et cachets, staff, notes et pièces jointes, et le suivi du devis au paiement en trois étapes.

  • Logistique

    Hôtels, trains, avions et créneaux, pour chaque talent. Chacun reçoit sa feuille de route par e-mail ou par WhatsApp.

  • Talents et organisateurs

    Fiches talents avec tarifs, droits à l'image et page à partager. Organisateurs regroupés par salon, et salons placés sur une carte.

  • Devis, factures et comptabilité

    Devis signés en ligne, factures numérotées, règlements rapprochés, dépenses, échéances et clôture de l'exercice.

  • Messagerie

    La boîte mail de l'agence dans l'outil. L'IA résume les longs échanges et aide à reformuler les réponses.

  • Dédicaces

    Un compteur sur téléphone pour chaque séance, qui garde les comptages si le réseau coupe. Le tableau de bord suit la séance en direct.

Un devis, de l'envoi au paiement

  • Côté organisateur
  • Automatique
  • Dans l'outil de l'agence
  1. Dans l'outil de l'agence

    Depuis le dossier de la convention, un clic génère le devis : une ligne par talent, cachet et commission compris.

  2. Automatique

    Le devis reçoit son numéro, son PDF est figé, et il part par e-mail.

  3. Côté organisateur

    L'organisateur l'ouvre en ligne, le signe au doigt ou à la souris, et l'accepte.

  4. Automatique

    Un certificat de signature est archivé et l'équipe reçoit une notification.

  5. Dans l'outil de l'agence

    Le bouton « Envoyer la facture » apparaît. Un clic, et la facture part, déjà inscrite en comptabilité.

  6. Dans l'outil de l'agence

    Le virement reçu est rapproché : la facture et les réservations passent au statut « Payé ».

Ce qui se fait tout seul

  • Les billets de train et les confirmations d'hôtel déposés dans l'outil sont lus par l'IA, qui remplit l'hôtel, les trajets et les créneaux, et range chaque billet au bon trajet.
  • Une plaquette de salon suffit : l'IA crée le salon et son organisateur, et le place sur la carte.
  • Confirmer une réservation inscrit en comptabilité la recette et le cachet attendus. L'annuler les retire.
  • Un justificatif de dépense pris en photo est lu par l'IA, qui prépare la saisie à vérifier.
  • Chaque convention a son conducteur général : talents, staff et planning sur une page prête à imprimer.
  • Seuls les talents officiels, actifs et qui ont signé leur autorisation d'image apparaissent sur le site.

Sous le capot

Chiffres relevés dans le code du projet.

  • 38modèles de données
  • 113routes d'API
  • 7fonctions assistées par l'IA
  • Next.js
  • React
  • TypeScript
  • PostgreSQL
  • Prisma
  • Supabase
  • Gmail API
  • Vercel

Et chez vous, qu'est-ce qui pourrait tourner tout seul ?

Décrivez-moi votre façon de travailler. Je vous dis ce qu'un logiciel peut prendre en charge, et ce que cela coûte.

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